Секретари были в числе первых, за чей счет предприятия в кризис сокращали свои расходы.
Количество секретарей на предприятиях резко снизилось
Обращаем ваше внимание, что статье более пяти лет и она находится в нашем архиве. Мы не несем ответственности за содержание архивов, таким образом, может оказаться необходимым ознакомиться и с более новыми источниками.
Секретари, помощники руководителей и ассистенты во все времена являлись добрыми феями руководителей и прочих офисных служащих, благодаря им можно было не забивать себе голову мелочами и организационными вопросами.
В результате дигитализации переписки и документации, а также в результате обусловленной последствиями экономического кризиса политики экономии число таких добрых фей на предприятиях снизилось до самого низкого за все времена уровня.
Почти все предприятия, на которые мы обращались с данным вопросом, подтвердили, что до кризиса у них работало больше секретарей, чем сейчас, — даже несмотря на то обстоятельство, что общее количество сотрудников нередко увеличивалось.
Оказались под ударом в числе первых
Например, в Elion в 2008 году насчитывалось 14 секретарей на все предприятие, теперь же их осталось всего восемь. При этом общее количество работников возросло с 1300 до 1600 человек. «Снижение числа штатных единиц секретарей происходило постепенно и по ходу реорганизации работы», — пояснила пресс-секретарь Elion Аннелис Рум.
В Eesti Energia, по словам пресс-секретаря этого предприятия Элийс Венник, имеются самые разные ассистенты, и на некоторых участках работы их стало меньше, а на других больше, однако в конечном счете налицо все-таки сокращение общей численности.
По словам пресс-секретаря Swedbank Марта Силливаска, у них также количество секретарей с годами уменьшилось, и это произошло, как и в других сферах, в ходе повышения эффективности путем прекращения непроизводительной деятельности и за счет использования облегчающих рабочий процесс современных технических средств.
Снижение потребности в секретарях испытало на себе и предлагающее услугу виртуального офиса, в том числе и услугу секретаря с частичной занятостью, предприятие 1Office. Его исполнительный директор Грете Янсон пояснила, что в период экономического спада многие люди создали собственные предприятия, и появилось множество малых фирм, которым нет смысла нанимать себе секретаря отдельным образом.
«Потому и наш объем услуг непрерывно рос, и потребность в секретаре с неполной занятостью выросла, — отметила Янсон. — В сохранении конкурентоспособности важную роль играет экономия расходов, поэтому все больше предпринимателей ищет пути снижения своих затрат».
Вице-президент Эстонского общества помощников руководителей и руководитель проекта учебной бакалаврской программы помощников руководителей при Таллиннском техническом университете Сирье Орвет сообщила, что в период кризиса секретари оказались под ударом в числе первых.
«У меня раньше тоже был секретарь, сейчас уже нет. Она была первой, кто попал под сокращение», — констатирует Орвет. По ее оценке, это естественный процесс, и он обусловлен естественной потребностью организаций сокращать расходы: «Головы летят, в том числе и головы секретарей. Почему они должны занимать особое положение?»
Орвет напомнила, что внешний вид и количество секретарей всегда являлись определенным показателем статуса, особенно для руководителей мужского пола. «Я важная персона, у меня несколько секретарей — одна подносит кофе, другая булочки, а третья открывает двери и окна. Такое расточительство, конечно, завершилось в период экономического спада», — пояснила Орвет.
Однажды можно стать незаменимой
Разумеется, секретари никуда не исчезли с лица Земли, и пока существуют руководители, по словам Орвет, нужны будут и обеспечивающие их деятельность ассистенты. Просто теперь остающиеся в штате помощники должны выполнять работу нескольких человек.
Правда, новые технологии освободили ассистентов от некоторых задач. Пресс-секретарь Elion Аннелис Рум рассказывает, что если пять лет назад работа секретаря предполагала, образно говоря, необходимость бегать с кучей бумаг по всему дому и готовить кофе, то сейчас все подписи ставятся дигитально, а кофе люди сами наливают себе с помощью машины.
Секретарь приемной Trigon Capital Кристина Сема говорит, что у них на предприятии сек-ретари и ассистенты без работы не сидят. Всего в Trigon задействовано четыре секретаря. В ее обязанности как секретаря приемной помимо всего прочего входит и прием посетителей.
«Секретарь — это звено целой организации. Он первый человек, к которому обращаются при возникновении проблем, он всегда с улыбкой поможет при первой же возможности, — поясняет Сема. — Очень важно, чтобы людям с утра кто-то улыбался, когда они приходят на работу».
По словам Сирье Орвет, сейчас жизнь секретаря — это борьба за выживание.
«Как в лесу — самые чахлые хиреют и в конце концов загнивают. Чтобы выжить, необходимо карабкаться вверх, — делится опытом Орвет. — Надо карабкаться по карьерной лестнице, потому что успех приходит не просто так за красивые глаза и стройные ноги, а лишь при условии, что ты все время учишься и самосовершенствуешься, чтобы однажды стать незаменимой».