Работа из дома: как оставаться успешным в чрезвычайной ситуации

Модный и функциональный домашний офис: разработка эстонского дизайнера по интерьеру Тийу Труус. Фото: Айве Хийепуу

Дома многим людям нелегко сосредоточиться на рабочих делах, особенно если рядом находится кто-то из членов семьи. Как более продуктивно организовать свою работу, рассказывает руководитель по персоналу Elisa Кайа Теэмяги.

Если вы работаете дома, обратите внимание на эти рекомендации. Надеемся, что они принесут вам пользу.

1. Уделите время планированию. Специально выделите время, чтобы составить перечень заданий и вписать их в график с конкретными сроками. Сосредоточьтесь и продумайте свои действия, иначе может показаться, что вы сделали много работы, но через какое-то время обнаруживаете несделанное. Сроки, будь то сроки внешние или установленные вами, дают хороший обзор того, какие темы являются приоритетными, а какие могут подождать. Всегда ставьте себе сроки с небольшим запасом и соблюдайте их. В возникшей сегодня ситуации согласуйте план с членами семьи, чтобы можно было учесть планы друг друга.

2. Добавляйте задачи в календарь. Что записывать в план действий? Здесь можно исходить из того принципа, что действия, которые занимают не менее 30 минут, требуют отдельного места не только в списке, но и конкретного времени в календаре. Так проще планировать день и неделю и сложнее откладывать дела на завтра. Если вы занимаетесь, например, проектировочными работами, которые продолжаются и требуют регулярного внимания, то имеет смысл запланировать для себя конкретное время и придерживаться его, чтобы успеть заняться и другими вещами, стоящими в списке необходимых дел. Если же в программе есть задание, которое требует немного больше свободы по времени и наплыва вдохновения, то жесткие временные рамки не всегда эффективны.

3. Не стоит недооценивать время, затраченное на небольшие дела. Например, время на чтение э-писем часто считается незначительным. В зависимости от должности, каждому в течение дня приходит достаточно много э-писем. Ознакомление с ними и ответы занимают время. По возможности планируйте в календаре время для чтения э-писем, например, в начале и в конце дня. Продумайте также остальные задачи, которые на первый взгляд не требуют много времени.

4. Обязательно приведите свои действия в систему. В связи с предыдущим пунктом следует продумать, какие дела требуют больше погружения в них, а какие можно сделать, так сказать, на ходу. Такое разделение зависит от человека. Некоторые могут за минуты составить быстрый отчет, а для других это – занимающий пару часов проект. Будьте честны по отношению к себе. Так вы получите обзор, как лучше спланировать свои действия и не переоценить свои способности.

5. Учитесь управлять электронным почтовым ящиком. Электронный почтовый ящик – это каталог файлов, как и любой другой. Если, например, другие рабочие документы аккуратно распределены в компьютере и помещены в правильные папки и диски, то в почтовом ящике часто может царить настоящий информационный хаос, поэтому важные письма могут остаться незамеченными или количество непрочитанных сообщений приведет вас в замешательство. Хорошим решением станет создание отдельных папок для разных тем, чтобы добавлять в них письма. Это поможет лучше управлять объемом писем и быстрее находить нужную информацию. Например, можно сделать такое разделение, при котором в папке «Входящие» вы будете оставлять только те письма, которые требуют более короткого срока ответа. Если у вас будут проблемы с наладкой почтового ящика, обратитесь за помощью к ИТ-специалисту вашего предприятия.

6. Выберите правильные каналы общения. Тот, кто организует работу по-умному, найдет и правильные приемы общения. Оцените срочность передачи сообщения. Все э-письма не требуют ответа через один и тот же канал. Например, если обратная связь не требует письменного подтверждения, можно просто позвонить и так быстрее решить вопрос. Если дело срочное, имеет смысл отправить сообщение, позвонить или использовать другие программы быстрых сообщений. Чтобы никто не ждал понапрасну или не возникало других недоразумений, важно, чтобы на предприятии или в команде были установлены единые правила и каналы общения.

7. Подавляйте мешающие факторы и раздражители. Больше всего мешают продуктивности всевозможные сообщения, которые появляются на экранах ваших телефонов или компьютеров. Если вы знаете, что в течение определенного времени вам необходимо сосредоточиться, отключите все сообщения. Каждый самый маленький сигнал или вибрация могут на какое-то время отвлечь ваше внимание. Зеленый огонек в окне чата говорит о том, что вы доступны для других. Тогда не стоит сердиться, если кто-то пользуется этой возможностью.

8. Создайте для себя позволяющую погрузиться в тему рабочую среду. Если во время выполнения работы рядом находятся и другие члены семьи, в том числе дети, то по возможности обустройте для себя отдельный рабочий стол, что поможет настроиться на рабочий лад. Установите с домочадцами правила – например, когда в семье тихие занятия или если кто-то сидит за рабочим столом, то это - рабочее время и мешать нельзя. По возможности пользуйтесь во время работы подавляющими шум наушниками или слушайте фоновую музыку, если она помогает сосредоточиться.

9. Делайте перерывы и отдыхайте! Помните, что дома часто есть риск слишком глубоко уйти в одну деятельность и нарушить запланированный график работы. У вас, образно говоря, есть возможность сесть за стол в 9 утра и встать лишь спустя 10 часов. Делайте достаточно перерывов, не забывайте об обеде и движении. Продуктивным можно быть, только если вы энергичны, хорошо выспались и правильно питаетесь.

10. Сохраняйте самодисциплину. Если вы составили для себя подходящую комбинацию из предыдущих пунктов, неуклонно следуйте ей. Привыкание потребует времени, и здесь очень легко ошибиться. Воодушевившись первыми успехами, вы легко можете оказаться там, откуда начали.