Полезные советы специалиста для работающих удаленно

Фото: Samsung

Уже вторую неделю жителям Эстонии рекомендуется по возможности оставаться дома, и скорого окончания чрезвычайного положения не предвидится. И хотя некоторые предприятия и организации уже давно предлагают своим сотрудникам возможность работать удаленно, для многих работа на дому и использование в этих целях различных интернет-сервисов и приложений стали в новинку. 

Руководитель мобильного подразделения Samsung Eesti Антти Аасма приводит пять рекомендаций для удобной работы в домашних условиях. 

1. Проведите ревизию имеющихся услуг 

«В интернете можно найти бесконечное множество различных сервисов и приложений для организации конференц-связи и обмена файлами. Тем не менее прежде всего стоит рассмотреть сервисы, которые уже имеются в вашем компьютере или телефоне. Проще пользоваться приложениями, которые установлены одновременно у многих других членов организации, вместо того чтобы скачивать новые приложения и создавать новые учетные записи для каждого коллеги», - советует Аасма. 

Например, многим знакомы услуги Skype, при помощи которого можно организовывать конференц-звонки, вести чаты и обеспечивать участникам конференций доступ к своему экрану, если, к примеру, нужно показать коллегам какой-нибудь документ. Также для проведения видео-звонков можно воспользоваться такими сервисами, как Zoom или Google Hangouts.

2. Slack и Microsoft Teams для общей организации работы

«Если же четко сформировавшихся каналов коммуникации в организации нет, стоит рассмотреть такие возможности, как Slack или Microsoft Teams. По сути, речь идет о сервисах, созданных для профессионального общения, поэтому при их помощи удобно обмениваться файлами, общаться как письменными, так и видео- или голосовыми сообщениями. В них также можно интегрировать другие сервисы, чтобы пользоваться различными возможностями в одной среде», - объясняет Аасма.    

К примеру, их можно подключить к облачной услуге, при помощи которой предприятия хранят свои файлы, или к календарю, ведущему учет важнейших связанных с работой сроков. Преимуществом Microsoft Teams является отсутствие для многих пользователей дополнительной платы, поскольку сервис поставляется в едином пакете Microsoft Office 365, который скорее всего есть у большинства пользователей Word, PowerPoint и Excel.

3. Dropbox, Google Drive и OneDrive для обмена файлами и их хранения 

«Если, несмотря на соображения безопасности, в организации пока еще не используются облачные сервисы, наступило время об этом подумать. Во-первых, на облаке удобно хранить файлы, где они будут в сохранности даже, если ребенок дома опрокинет на компьютер стакан с соком. Во-вторых, это позволит удобным образом делиться файлами с коллегами без необходимости разыскивать их позднее в многочисленных переписках», - отмечает Аасма.  

Также для обмена файлами можно пользоваться специальными сервисами. Если Dropbox и Google Drive созданы для хранения и администрирования файлов, то, к примеру, через WeTransfer можно пересылать документы большого объема или фотогалереи без необходимости создавать учетные записи пользователя. 

4. Включите в работу все домашние смарт-устройства 

«Очень хорошо, если дома у всех членов семьи для работы или учебы имеются все необходимые смарт-устройства, но такие возможность есть не у всех. Поэтому стоит подумать, можно ли использовать для работы другие устройства помимо ноутбука. Телефоны Samsung предлагают решение Samsung Dex, которое позволяет присоединить к телефону экран, клавиатуру и мышку, превратив тем самым телефон в настоящий компьютер. Пользовательский интерфейс телефона становится похожим на интерфейс настольного компьютера, и при его помощи можно выполнить простейшие рабочие задачи», - говорит Аасма. 

Также зачастую к планшету можно подсоединить клавиатуру, при помощи которой не самый удобный для печатания сенсорный экран превращается, по сути, в ноутбук – таким образом появляется дополнительный инструмент для выполнения рабочих и школьных задач.  

5. Для обзора деятельности подходят Toggl и Asana

Так как при удаленной работе сложно иметь обзор деятельности всех коллег, стоит воспользоваться сервисами, предлагающими возможность учета выполненных трудовых задач и затраченного на них времени. 

Такими сервисами являются, к примеру, Toggl и Asana, в которых можно вести запись проделанной сотрудниками работы, устанавливать сроки выполнения задач и учитывать затраченное на работу время. Так сотрудникам будет понятно, что нужно делать, а у работодателя будет полный обзор трудового процесса.