Кто оплачивает расходы по содержанию домашнего офиса - работник или работодатель?

rus.postimees.ee
Кто оплачивает расходы по содержанию домашнего офиса - работник или работодатель?
Facebook LinkedIn OK Twitter
Comments
Кто платит за интернет и электричество?
Кто платит за интернет и электричество? Фото: Pexels / CC0 Licence

Еще десять лет назад было само собой разумеющимся, что все сотрудники приходили в офис в восемь утра и уходили в пять вечера. Современные технологии и образ жизни способствуют более гибкому подходу к рабочему времени и месту выполнения своих служебных обязанностей. Подлил масла в огонь и коронакризис. Консультант бюро недвижимости Uus Maa Кристи Тамм объясняет порталу Kodustiil, может ли и на каких основаниях работодатель компенсировать расходы на содержание домашнего офиса.

Сегодня прогрессивные работодатели предпочитают не считать, сколько часов их подчиненные провели за рабочим столом, а предпочитают вовремя получить эффективный результат их работы. 

Однако стоит задуматься, кто оплачивает расходы на содержание домашнего офиса: работодатель, работник или оба. Есть несколько вариантов. 

Что такое домашний офис?

Домашний офис - это форма удаленной работы, что означает работу из дома с согласия работодателя, работу на дому физического лица - частного предпринимателя и т.п. 

В соответствии с § 6 Закона о трудовом договоре в случае удаленной работы работодатель и работник договариваются, что работник выполняет работу, которая обычно выполняется в компании / офисе работодателя, за пределами места работы, в том числе по месту жительства работника. Направляя сотрудника на удаленную работу, работодатель может организовать транспортировку необходимых инструментов (например, стол, стул, компьютер) на дом сотруднику или приобретение для сотрудника новых инструментов. Если при создании рабочего места имущество не переходит в собственность работника, то есть находится на учете работодателя как движимое имущество, то передача имущества налогом не облагается.

То же касается компаний, офис которых находится в доме члена правления / сотрудника. Расходы, связанные с домашним офисом, должны быть связаны с бизнесом, то есть необходимы для выполнения работы и документально удостоверены. Если часть квартиры, дома или имущества используется в личных целях, а часть - для бизнеса, то необходимо определить пропорцию.

Сколько места занимает домашний офис?

Основания пропорционального деления:

  • фактическое использование;
  • часть используется для служебного и часть для личного пользования;
  • временное определение (если часть, использующаяся для бизнеса, и часть, которая используется в личных целях, нельзя разделить пространственно, можно разделить их соответственно времени, проведенного за работой, и свободного времени);
  • если и это трудно сделать, обычно 50 процентов предназначено для бизнеса, а 50 процентов - для личного пользования.

Соответствующие соотношения целесообразно зафиксировать в письменном соглашении. Выплаты работнику производятся периодически на основании платежных документов, в которых рекомендуется указывать соотношения использующихся площадей и суммы подлежащих возмещению расходов.

Если работник использует личное оборудование (например, мебель и технику), налоговые обязательства не возникают. Если инструменты приобретаются для офиса, не облагаются налогом только те затраты, которые использовались для выполнения работ. Сказанное касается и внутренней отделки (не облагается налогом только стоимость отделки рабочего места). Если элементы интерьера имеют эстетическую ценность для личной части дома, тогда необходимо найти пропорцию использования. Если компания несет расходы в полном объеме, часть для личного использования облагается налогом как особая льгота.

Если сотрудник / член правления решает арендовать одну из комнат в своем доме, которая используется в качестве офиса компании, необходимо позаботиться о том, чтобы стоимость аренды соответствовала рыночной. Также важно следить за соотношением арендуемого и личного пространства. Если стоимость аренды отличается от рыночной, разница в цене сделки облагается налогом в качестве особой выгоды. Доход от аренды - это налогооблагаемый доход работника, с которого работодатель должен удерживать подоходный налог. Если это только частичная компенсация расходов, это не является доходом физического лица и не подлежит налогообложению.

Как возместить расходы?

Для возмещения расходов на домашний офис существуют различные соглашения. Поскольку удаленная работа в значительной степени не регулируется, права и обязанности  работника и работодателя при работе на дому (включая компенсацию) должны быть четко согласованы, чтобы избежать потенциальных споров и разногласий, и изложены в письменной форме, чтобы избежать последующих проблем с проверкой. Самая распространенная проблема заключается в том, что расходы работодателя не могут полностью рассматриваться как расходы, связанные с бизнесом.

Что и как компенсируется?

  • ​Инструменты - компьютерные и офисные принадлежности.

Для работодателя кажется логичным предоставить сотруднику соответствующие инструменты для повседневной работы в офисе. Этот подход в принципе не должен быть иным, если сотрудник выполняет свои обязанности (частично) вне офиса. Нет закона, по которому работающие удаленно находились бы в невыгодном положении по сравнению со своими коллегами, остающимися в офисе.

  • Обстановка домашнего офиса

Работая на дому, сотрудник обычно использует элементы интерьера, необходимые для работы, и в личных целях. Поэтому разумно договориться с работодателем, в какой степени он будет нести расходы на меблировку. Здесь это должно быть основано на реальных обстоятельствах: неоправданно выставлять работодателю счет за покупку рабочего стола, если он также используется сотрудником для личных нужд.

Были прецеденты, когда расходы на меблировку домашнего офиса полностью включались в расходы компании, но это предполагает, что соответствующие элементы меблировки предназначены только для выполнения рабочих задач. Самый простой способ избежать споров - когда все необходимые для работы элементы интерьера находятся в одном помещении, используемом только для работы.

  • Прочие расходы, связанные с работой на дому

Рекомендуется решить вопрос, возмещает ли работодатель работнику и в какой мере коммунальные расходы, интернет и телефонные счета, а также другие расходы, связанные с работой в домашнем офисе. Многое невозможно оценить объективно и беспристрастно, поэтому стороны должны прийти к разумным и реалистичным соглашениям о компенсации. Например, стороны могут договориться, что работодатель возместит работнику половину счета за интернет, половину счета за отопление и так далее.

Сюда же относится покупка канцелярских принадлежностей, настольной лампы и пр.

Ключевые слова
Наверх